196. Høringssvar fra Ejendomsadministrationen

Af Team Asset

Høringssvar fra Team Asset

Det er vigtigt for os i Team Asset, ejendomsadministrationen, at belyse vigtigheden af de mangeartede opgaver vi varetager. Det vil medføre stor forringelse i kvaliteten af vores arbejde, hvis besparelsesforslaget om reduktion af et årsværk i ejendomsadministrationen godkendes.
I dag består teamet af 6 asset managers, som varetager den kommunale ejendomsportefølje, dvs. alle kommunens bygninger og arealer fordelt på alle kerneområder. Reduktion af en medarbejder, svarende til godt 17 % af teamet, vil helt grundlæggende betyde, at der er opgaver som bliver nedprioriteret eller som ikke længere kan varetages i vores team.

Som asset managers arbejder vi helhedsorienteret med de kommunale bygninger og arealer, bestående af børnehuse, skoler, plejecentre, biblioteker, sports- og idrætsanlæg, administrationsbygninger, grønne arealer, legepladser og parker m.v. Vi er indgangen til det samlede overblik over kommunens ejendomme, og vi spiller en vigtig rolle i udarbejdelsen af de prognoser og analyser, der danner grundlag for en optimal arealudnyttelse. Vi har en bred kontaktflade med de forskellige brugere af ejendommene, både interne institutioner og tilbud samt foreninger og borgere. Dialogen med brugerne giver os indblik i ejendommenes brug og stand og er vores bedste kilde til at optimere og vedligeholde kommunens bygninger og arealer. Derudover har vi et tæt internt samarbejde med projektledere, den øvrige administration og de medarbejder der drifter kommunens ejendomme. Vi er dermed indgang for mange henvendelser af både større og mindre karakter, og et centralt knudepunkt for opgaver vedr. kommunens ejendomme – mange også af politisk interesse.

De kerneopgaver der skal prioriteres imellem ved en reduktion af teamet, er beskrevet nedenfor.

• Varetager ejerskabet af de kommunale bygninger og arealer: Vi arbejder målrettet med at sikre en bæredygtig arealudnyttelse med fokus på multifunktionelle ejendomme, der understøtter brugernes kerneopgaver, og udvikler og styrker lokalområderne. Vi har det generelle overblik over ejendommene ift. anvendelse, stand, kapacitet, ønsker og behov til forandringer m.v.
• Kontraktstyring: Vi har den tætte dialog med brugerne af ejendommene og har ansvaret for indgåelse af aftaler vedrørende leje, benyttelse af kommunale lokaler og arealer, kolonihaver, forpagtning og lign.
• Køb/salg af fast ejendom: Afklaring af afledte konsekvenser ved køb og salg. Forhandling og diverse undersøgelser. Koordinering med eksterne aktører og interne afdelinger i Holbæk Kommune ift. køb og salg af ejendomme. Håndtering af borgerhenvendelser vedr. køb af kommunale arealer.
• Anlægs- og udviklingsprojekter: Teamet bidrager med viden ifm. udvikling af de kommunale ejendomme; herunder initierer dialog og samskabelse med brugere af de kommunale ejendomme, borgere og lokalområder samt skaber en bred forankring ved tidlig involvering af brugere, borgere og lokalområder.
• Kommunale legepladser: Vi står får facilitering og prioritering af anlægspuljen til vedligeholdelse af kommunale legepladser i tæt samarbejde med den udførende part, afdeling for Drift og Vedligehold. Herudover har vi dialog med brugere fra skoler og børnehuse om ønsker og behov til legepladser. Vi udarbejder desuden den årlig rapport til politisk niveau vedr. vedligeholdelse af de kommunale legepladser.
• Bindeled: Vi agerer kontaktperson og bindeled mellem kerneområder og Vækst og Bæredygtighed ift. diverse henvendelser vedrørende de kommunale ejendomme og arealer, herunder ønsker til forandringer og generelle spørgsmål.
• Dagsordenspunkter: Vi har årligt mellem 40-50 politiske dagsordenspunkter vedr. de kommunale bygninger og arealer.
• Spacemanagement (arealoptimering): Vi hjælper med at afsøge ledige lokaler, bygninger og arealer til foreninger, kommunale ansatte, flygtninge og brugere af kommunens faciliteter.
• Arbejdstilsynet: Vi faciliterer afgørelser fra Arbejdstilsynet vedrørende de kommunale bygninger og arealer (fysisk arbejdsmiljø) fx påbud om indeklima.
• Fælles-skaber: Teamet bidrager med 25% af en medarbejders tid som Fælles-skaber.
• Entreprenørgarantier: Vi har overblik over de mange entreprenørgarantier på kommunens anlægsprojekter.
• Diverse ad hoc-opgaver: Vi behandler bl.a. henvendelser fra politikere, borgere og kerneområder vedr. de kommunale bygninger og arealer.

Vi håber at Kommunalbestyrelsen kan se vigtigheden i de opgaver vi udfører og at vi kan bevare den stærke teamorganisering, som vi har i dag.

Med Venlig Hilsen
Team Asset